Reale Mutua Assicurazioni: smart-working semplice e performante con Google Workspace Come la tecnologia cloud ha soddisfatto le necessità di due Agenzie italiane del Gruppo.

L'azienda

Reale Mutua Assicurazioni è un gruppo assicurativo tra i maggiori in Italia e non solo. E’ infatti presente in Italia, Spagna e Cile e tutela circa 4 milioni di Assicurati. Nata a Torino nel 1828, conta oggi oltre 3500 dipendenti ed oltre 1100 Agenzie.

L'esigenza

Per sopperire alle attuali e pressanti necessità di “smart-working” e lavoro in mobilità delle sue persone sia commerciali che amministrative, Reale Mutua Assicurazioni, nello specifico due Agenzie italiane dell'Emilia Romagna, cercava una soluzione snella ma efficace per gestire l’operatività giornaliera nell’alternanza di lavoro da casa e in ufficio, con la massima semplicità per i propri operatori e la possibilità di lavorare sempre con le stesse modalità senza creare disallineamenti nei documenti condivisi.
Il tutto senza che questo richiedesse all’IT di predisporre una onerosa infrastruttura su VPN.

Vista la tipologia di documenti trattati, di pari importanza era l’aspetto sicurezza dei dati e degli accessi, da poter differenziare per ruoli ed aree di competenza.

Prima...
Elementi di criticità:
  • Impossibilità di disporre dei documenti condivisi quando si lavorasse da casa, a meno di strutturare una onerosa infrastruttura di VPN
  • Difficoltà nell’aggiornamento dei documenti condivisi quando non tutto il personale coinvolto è in sede

La soluzione

Le due Agenzie si sono dotate di una soluzione ‘speculare’ basata su Google Workspace.

  • L'organizzazione dei documenti di competenza dei vari uffici Commerciali e Amministrativi in Aree su server che vengono sincronizzate su altrettante Aree Condivise in Google Workspace e sulle postazioni private degli operatori, ha di fatto raggiunto l’obiettivo di una modalità di lavoro unica, indipendente dalla locazione del personale.
  • Tutto il sistema è asservito da controlli continui su quanto sincronizzato tra i tre ambienti (casa, azienda, cloud) a garanzia di un perfetto allineamento praticamente in “tempo reale”.

"E’ stato un progetto di successo, realizzato trovando soluzioni a tutti i nostri problemi e alle nostre richieste e, quotidianamente, ci facilita tantissimo nel lavoro. Un'innovazione tecnologica non facilmente realizzabile ma che ora è attuata grazie a voi."

Michele Rimondi - IT manager delle strutture coinvolte

I benefici

La soluzione adottata ha perfettamente soddisfatto la necessità del cliente che ha aumentato la propria efficienza:

  • Il sistema permette ai propri operatori un’unica modalità di lavoro, sia che ci si trovi a casa o in ufficio.
  • La soluzione garantisce un continuo allineamento dei files centralizzati su server aziendale in modo trasparente all’utente a cui non è richiesto lavoro aggiuntivo per questo scopo.
  • Il sistema permette inoltre agli Agenti la modifica e/o la consultazione dei documenti anche in mobilità.
  • E’ pienamente soddisfatto il prerequisito circa la sicurezza; la soluzione Google Workspace assicura infatti una granulare gestione dei diritti di accesso, lettura, scrittura ai documenti in relazione al ruolo dell’utente ed alla sua Area di competenza.
  • La soluzione non ha richiesto ulteriori risorse ed implementazioni di infrastruttura al reparto IT.
Dopo...
Elementi di successo:
  • Nessuna infrastruttura IT aggiuntiva con evidente risparmio sui costi e tempi di avviamento
  • Modalità unica di lavoro, sia da casa che in ufficio
  • Continua sincronizzazione dei documenti sul server aziendale, automatica e trasparente agli utenti
  • Possibilità di consultazione dei documenti anche in mobilità
  • Gestione granulare dei permessi per utente, ruolo ed Area Documentale
  • Sicurezza intrinseca grazie a Google workspace